情報の管理は大変に重要です。皆さんの会社は如何ですか？

今回は銀行の情報管理の状況を見てみましょう。

情報の管理には、大きく二つの側面があると思います。ハード面とソフト面です。ハード面での情報管理は企業が苦心するところであり、世上をにぎわすときは、ここに問題がある場合が多いようです。

この点では銀行もみなさんの会社と同じだと思います。

もし違うとすれば、それはソフト面だと思います。銀行員の扱う情報はお金が絡むだけに、管理が甘くなるととんでもない問題が発生します。多くの場合それは問題をおこした、銀行員のせいにされますが、いくらその銀行員に責任を負わせても、発生した損害や失った信用が直接回復されるわけではないので、銀行は問題が起きないように、ハード面同様にソフト面での情報管理も徹底しています。

例をあげてみましょう。皆さんは仕事を終え家路につくとき、机の上はどんな状況ですか？資料とか文房具は置いてありませんか。退行した後の銀行員の机は、きれいさっぱりしたものです。本当に何ものっていません。営業時間中は資料や稟議が山積みで、みんなウンウンうなってますが、全員帰った後は、日中の山積みが嘘のようです。

さすがに、PCと内線電話はありますがそれだけです。筆記具や辞書の類までみんな机の中です。何も出すな。そう教育されます。そして施錠可能な場所はすべて施錠します。この施錠は徹底していて、ダブルロックもよくありました。結局鍵のかからない場所に置いていいのは、総務に置いてある当座使用分の文房具と、各部署備え付けの緊急時マニュアルぐらいでした。

またFAX誤送信は、最もやってはいけない事とされていました。インターネットのこれだけ行き渡った現代社会でまだFAX！
とビックリされるかもしれません。しかし銀行員の持つPCは原則として、外部環境との接続を遮断されたイントラネット環境です。簡単には電子メールの授受が出来ないようになっています。

ですから顧客とのやり取りは、いまでも電話が主体であり、それに補完するものがFAXとなります。このFAX、じつは大変情報の管理が難しく、間違った番号でも相手にFAX機能があれば、そのまま流れてしまいます。電話機能しかない固定電話であればFAXの向こうで、先方が「もし、もし」と言ってるだけで、誤送信にはなりません。携帯電話が普及し始めたころは固定電話が減るので、誤送信は減るとの観測もあったのですが、残った固定電話はFAX機能も備えたものが多く、かえって一発アウト状態になってしまいました。

その対策として取られたのが、ダブルチェック制です。これは二人がかりで、FAX送信しようというわけです。一人が送信相手のFAX番号を入力したら、もう一人がその入力された番号を見て確認して、復唱（ここポイントです）し、送信ボタンを押下するというものです。

ハード面の整備とは究極にある話ですが、一定の効果はありました。この他にも郵便物の発送に関するものとかあったのですが、紙幅の関係で今回はここで失礼いたします。

情報の管理にやり過ぎということは無く、常に個々人の不断の努力を要するというのが、当たり前の話ですが結論のようです。

2017/06/09