銀行手続きと言えば、すぐにハンコが思い浮かびますが、
このハンコが押される書類の数々。

何でまたこんなにたくさんの書類がいるのだろう。
と言う点について今回は見ていきます。

銀行でハンコを押す書類は、大きく二つに分かれます。

一つは「約定書」です。
これはおもにお金を借りるときや、輸出書類の買取、
輸入信用状の開設、銀行保証の依頼などなど、
いわゆる「与信」に関する取引を行うときに、必要になります。
取引に先立って銀行に提出するものです。
一般的には契約書がイメージしやすいと思います。

書式は「全国銀行協会」という銀行の団体が、
「ひな型」を用意していますので、
各銀行ではそれに基づき自分仕様にしています。
その結果、形式や内容は
その銀行でもほぼ同じものになります。

けれども複数の銀行と取引している場合は、
取引銀行の数だけ必要になります。

但し預金だけの取引や、
送金のように与信の発生しない取引では、
提出の必要はありません。

二つ目は「依頼書」です。
これは銀行取引すべてに必要です。
約定書と違って、便利な「ひな型」はありませんので、
銀行によって要求されるものはバラバラです。
しかも取引の都度必要なので、負担感は相当のものです。

「約定書」は通常一回出せば良いので、こうはなりません。

どーも書類の多さにうんざりする原因は、
結局この「依頼書」ということになります。

ではこの「依頼書」、少しでも楽は出来ないだろうか。
こう考えたとき、幾つかヒントがあります。

以下はそれを挙げてみます。
まず第一点は、依頼書のWEB化です。
銀行では様々なWEBサービスを用意しています。
これを上手く利用すれば、手数料の支払いは発生しますが、
確実にハンコを押す回数は、減るので省力化になります。

加えてペーパーレスとなるので、控えの保管が不要ですし、
同じ依頼であればデータをアップ・デートするだけでよく、
依頼書を何回も出し続ける必要もなくなります。

第二点は、依頼書を自社仕様に変えてしまうことです。
複数の銀行と取引していると、よく分かるのですが、
銀行が違うと依頼書の様式は、ガラッと変わります。
特に外為のように、対象顧客が少ない取引に、
その傾向は顕著です。

銀行に依頼するたびに、これはA行、これはB行と、
使い分けるのは大変です。
ですからこれを自分仕様にしてしまうのです。

と言っても自分で考えるのではなく、
どこか使い勝手の良さそうな銀行の用紙を、
「これを今後使います。」と他の銀行に事前に持ち込むのです。
（なお用紙に事前に入っている銀行の名前は消すのを忘れずに）

私の経験からすると、この手の話でも本部は、
例外なく特認として認めてくれました。
こうすればWEB化ほどではありませんが、メリットは出てきます。

如何でしょうか？
一番目と二番目を比べれば、費用の問題はありますが、
一番目の方が実現のハードルは低そうですし、
何よりメリットが大きいと思います。

今後、ペーパーレスは進展していくと思いますので、
その波に乗って効率化を進めて頂ければと思います。

2016/06/06 貿易実務の情報サイトらくらく貿易